Die Erste Sitzung des Arbeitskreises (AK) Kolumbarium fand im Februar 2009 statt. In der  ersten Arbeitsphase ging es darum, sich in die Thematik einzuarbeiten und sich grundlegende Informationen zu erschließen. Dazu informierten wir uns über die verschiedenen Möglichkeiten der Urnenbestattung in  Dortmund. Wir erfuhren, welche rechtlichen Aspekte bei der Einrichtung einer Grabeskirche zu berücksichtigen waren (z.B. Friedhofssatzung und Gebührenordnung). Es wurde festgehalten, dass es sich bei diesem Kolumbarium in jedem Fall um eine christliche Begräbnisstätte handeln soll. Auch sollte von Anfang an Trauerbegleitung im Blick behalten werden. Ebenso wurden schon einzelne Problemfelder, wie die Benennung der einzelnen Beisetzungsbereiche, die Behandlung von sozialen Härtefällen bei der Belegung, Bestattung der Asche nach Ende der Ruhezeit usw. in den Blick genommen. Im Sommer 2009 informierte sich der AK über die Grabeskirche in Aachen durch eine Exkursion. Im November 2009 fand in Paderborn zum Architektenwettbewerb für das Kolumbarium eine Ausstellung und im Zusammenhang damit ein Symposium zur Thematik statt, bei dem u.a. Weihbischof Hauke aus Erfurt referierte, der das dortige Kolumbarium wesentlich mitgeprägt hat.

Parallel dazu war vom Architekturbüro Stab die Detailplanung entwickelt worden. Die Grabkammern sollen sich in einzelnen Blöcken jeweils um die Säulen der Kirche gruppieren. In jedem Block sollen sich in vier Reihen hintereinander die Kammern für die Urnen befinden. In jeder Kammer sollen zwei Urnen übereinander Platz finden.  Die Beisetzung erfolgt von oben. Die Verschlussplatte ist zugleich Grabzeichen. Sie trägt die Namen der Beigesetzten und ein christliches Symbol. Die Grabkammerblöcke und die Verschlussplatten sollen aus Bronze gefertigt werden. An der Verschlussplatte sollen Vorrichtungen für eine Röhrenvase und zur Aufstellung einer Grabkerze angebracht sein. Die einzelnen „Gräberfelder“ d.h. Beisetzungsbereiche sollen nach Heiligen oder herausragenden Persönlichkeiten benannt werden. Die Grabkammerblöcke erhalten einzelne Sitzgelegenheiten, so dass die Angehörigen in der Näher der Beisetzungsstelle verweilen können. Ggf. werden in der Josefs - Kapelle und an den Wänden der Kirche Sammelbegräbnisstätten eingerichtet. Die Beisetzung der Asche nach der Ruhezeit soll in einem Aschebrunnen in der Mitte der Kirche erfolgen. Die Ausleuchtung des Raumes erfolgt durch möglichst unauffällig an den Pfeilern installierte Strahler. Im Eingangsbereich sind zwei Servicebereiche mit Abfallbehälter, Wasserzapfstelle einerseits und Toiletten andererseits geplant.

Der Chorraum wird zum Raum für die Trauerfeiern umgestaltet. In der Apsis wird ein Kreuz aufgestellt, davor ein Altar. Ferner werden ein Ambo und eine Stele, auf der die Urne währen der Trauerfeier ihren Platz bekommt, errichtet. Eine kleine Orgel soll zunächst leihweise beschafft, später ggf. erworben werden. Die Bänke werden in zwei Blöcken mit Mittelreihe angeordnet.

Es wird sich insgesamt eine axialsymmetrische Gestaltung der Grabeskirche ergeben. So wird der Blick vom Eingangsbereich in der Mittelachse über die folgenden markanten Punkte, nämlich das Buch des Gedenkens, den Aschebrunnen und die Osterkerze, zu Altar und Kreuz in der Apsis geführt.

Für die Umgestaltung der Kirche musste die Altarinsel mit Altar, Sakramentshaus und Tabernakel entfernt werden. Gegenwärtig sind diese Kunstgegenstände in Hamm eingelagert. Sie sollen einer neuen Nutzung in einer Kirche in Südfrankreich zugeführt werden.

Was Trauerbegleitung angeht, gibt es in Dortmund viel Sachkompetenz in Zusammenhang mit dem Malteserhospiz. Hier ist eine Kooperation geplant.

Nun zu den juristischen und kaufmännischen Einzelheiten: Für die Grabeskirche muss eine Friedhofsordnung erstellt werden, um eine der Würde des Ortes angemessene Nutzung zu garantieren. Die Friedhofsordnung muss außerdem die aus den Gegebenheiten der Grabeskirche resultierenden Einschränkungen für die Nutzer festschreiben (z.B. was Blumenschmuck, Gestaltung der Grabplatte, Öffnungszeiten, Zeiten für auszuführende Arbeiten usw. angeht). Die Friedhofsordnung legt auch fest, das Obdachlose auf Empfehlung des jeweils zuständigen Seelsorgers in der Grabeskirche ihre letzte Ruhestätte finden können. Sie regelt ferner eindeutig die Besitzverhältnisse bezüglich der Grabstellen. Sie schreibt einen christlichen Bestattungsritus vor.

Es wird eine Wirtschaftlichkeitsberechnung erstellt werden, die die Investitions-, Personal- und Unterhaltskosten berücksichtigt. Über die endgültige Höhe der Gebühren kann gegenwärtig noch keine verbindliche Aussage gemacht werden. Es zeichnet sich aber ab, dass es zu verschieden hohen Gebühren abhängig von der Lage des Beisetzungsortes (Sammelgrabstätte oder Wahlgrab, in vorderer oder hinterer Reihe) kommen wird. In anderen Grabeskirchen liegen die Gebühren zwischen etwa 2.000 € und bis zu 3.500 € pro Urnenplatz. Sicher ist nur, dass die Gebühr alle Nebenkosten einschließen soll. Es entstehen also keine Kosten für Trauerhallenbenutzung und Öffnen und Schließen des Grabes, wie dies etwa bei der Bestattung einer Urne auf einem Friedhof der Fall ist.

Eine Verwaltungsstelle für die Verwaltung der Grabeskirche wurde ausgeschrieben und inzwischen besetzt.

Die ersten Bestattungen sind ab November 2010 geplant.

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